Lembra quando e-mail era uma novidade?

Se você for um Geração Zer, talvez não. Mas se você é da Geração do Milênio ou mais velho, provavelmente se lembra de uma época em que receber e-mail era divertido.

Nosso relacionamento com o e-mail e com a fase de comprar seguidores mudou drasticamente nas últimas décadas. Como Adrienne La France observou em The Atlantic:

“Na década de 1990, a AOL anunciava alegremente:‘ Você recebeu correio! ’. Hoje, o Gmail celebra o oposto:‘ Sem correio novo! ’”

A caixa de comprar seguidores no instagram tornou-se um fardo e, para muitos, uma fonte de ansiedade diária. Como salmões nadando rio acima, lutamos contra o fluxo constante em nossa caixa de entrada e, mesmo se fizermos uma pausa, a corrente nunca para.

Apesar da ascensão do Slack, Hipchat e outros aplicativos de mensagens, o e-mail continua a ser a forma de comunicação mais difundida do mundo dos negócios.

Na verdade, o funcionário corporativo médio envia e recebe 105 e-mails por dia. Eu mesmo escrevo pelo menos 100 e envio cerca de 50 e-mails todos os dias úteis no JotForm.

De acordo com o McKinsey Global Institute, verificar e enviar e-mail ocupa cerca de 28 por cento da semana de trabalho de uma pessoa média. Isso se traduz em 11 horas em uma semana de 40 horas – uma pressão potencialmente grave em nossa produtividade.

O e-mail não vai a lugar nenhum. Então, em vez de lutar contra a corrente, podemos descobrir como dominá-la junto a começar a comprar seguidores reais. E quem melhor para aprender do que os profissionais de marketing por e-mail: profissionais dedicados à redação de e-mail sucinta e bem-sucedida.

Vou dividir cada e-mail em três partes cruciais e explicar como lidar com cada uma. Usando as técnicas abaixo, esperamos que você possa aumentar sua produtividade pessoal e de equipe – sem abandonar o e-mail por completo.

Mas, primeiro, vamos voltar atrás e considerar se devemos enviar um e-mail.

Enviar ou não enviar

Essa é a questão. Ou pelo menos deveria ser, antes mesmo de clicar em “compor”.

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Acontece que um número significativo de e-mails que enviamos não é necessário.

O economista comportamental da Universidade Duke, Dan Ariely, descobriu que “cerca de um terço das mensagens não eliminou a barreira da necessidade de ser visto, e apenas cerca de um décimo dos e-mails foram considerados importantes o suficiente para serem lidos cinco minutos após o recebimento” – um número que deve nos fazer reconsiderar as notificações por e-mail.

Enviar um e-mail supérfluo pode causar mais danos do que benefícios e até mesmo prejudicar sua credibilidade aos olhos dos destinatários.

Como já disse antes, sou um grande defensor do Inbox Zero. Para isso, arquivo qualquer mensagem irrelevante ou que não exija resposta. Ao mesmo tempo, tento ser cuidadoso com todos os e-mails que envio, então também não estou enchendo as caixas de entrada dos meus colegas.

Deve haver um contrato social tácito: Concordo em respeitar sua caixa de entrada se você concordar em respeitar a minha.

Antes de redigir um novo e-mail, considere se outra forma de comunicação atenderia melhor ao seu propósito.

Se você antecipar perguntas, por exemplo, um telefonema pode ser a melhor jogada. A mesma lógica se aplica a assuntos pessoais. Telefonemas tendem a aumentar nossa empatia e compreensão, em comparação a nos esconder atrás das telas do computador

Um estudo da Universidade de Michigan examinou a empatia entre 72 grupos de estudantes universitários americanos, comparando estudantes dos anos 70 e 80 com alunos dos anos 90 e 2000. Os pesquisadores descobriram uma diminuição significativa na empatia ao longo do tempo, que se correlacionou com o aumento do uso de tecnologia.

“Especulamos que um provável contribuinte para o declínio da empatia é a crescente proeminência da tecnologia pessoal e do uso da mídia na vida cotidiana”, concluíram os pesquisadores. “Com tanto tempo gasto interagindo com outras pessoas online em vez de na realidade, a dinâmica interpessoal, como a empatia, certamente pode ser alterada.”

Resumindo: a comunicação digital nos torna menos empáticos.

Portanto, se surgir um problema familiar ou médico, talvez seja melhor encerrar a conversa.

E cuidado para não cometer essas gafe de e-mail muito comuns: o e-mail da madrugada para mostrar que você está queimando o óleo da meia-noite, e-mails de autopromoção gratuitos ou desnecessariamente com cópia de um gerente.

Embora o “cc:” seja uma forma apropriada de manter os gerentes informados sobre o status de um projeto, fazer isso excessivamente pode causar desconfiança entre os colegas.

Pelo menos foi isso que o professor David De Cremer da Universidade de Cambridge descobriu em sua pesquisa sobre o tráfego de e-mail no escritório.

Ao contrário do que podemos acreditar, copiar continuamente o gerente não cria transparência. Em vez disso, o professor De Cremer diz que constrói uma “cultura de medo e baixa segurança psicológica”.

“Quanto mais você inclui um supervisor nos e-mails para colegas de trabalho”, explica ele, “menos confiança esses colegas se sentem”.

É quando nossas tentativas de transparência podem acabar saindo pela culatra.

Se você decidir que um e-mail é necessário, aqui estão três pontos cruciais a serem considerados.

Três partes de um e-mail de sucesso

  1. O CTA

No jargão de marketing, o CTA, ou call to action, é a parte final de um e-mail. É onde você diz ao destinatário do e-mail o que fazer a seguir: inscreva-se aqui, compre agora, saiba mais.

Você pode se perguntar por que estou começando pelo final, mas é porque o CTA é a parte mais importante de qualquer e-mail.

Os profissionais de marketing por e-mail se preocupam com assuntos atraentes e ótimo conteúdo. Mas a métrica mais importante é a taxa de “click-through”: quantas pessoas agem após receber o e-mail. E isso depende da força do nosso CTA.

É por isso que devemos começar com o CTA, ou quaisquer itens de ação, e retroceder a partir daí.

Tendo isso em mente, considere o objetivo final do seu e-mail. Esteja você buscando uma resposta ou solicitando outras ações, certifique-se de que o resultado desejado seja alto e claro. E, sempre que possível, dê sugestões em vez de perguntas abertas.

Por exemplo, em vez de:

@Jan: deixe-me saber quando você pode se encontrar

Experimente:

@ Jan: confirme se quinta-feira às 11h funciona para você

Ou, um passo adiante:

@ Jan: Vou reservar um quarto para quinta-feira às 11 da manhã, a menos que você responda de outra forma

Em termos de formatação, torne seus CTAs altamente visíveis. Use um parágrafo separado e fontes claras e em negrito.

Quando houver vários itens de ação, separe-os com marcadores e tente limitar seus itens de ação a dois por e-mail. Envie novos emails para itens de ação adicionais.

E se você estiver se dirigindo a vários destinatários, use “@” para direcionar itens de ação para pessoas diferentes.

Quando estiver satisfeito com o CTA, é hora de compor um corpo de e-mail forte.

  1. O corpo

Especialistas em carreira dizem que enviar mensagens longas é o principal erro que as pessoas cometem ao escrever e-mails de trabalho, pois diminui a chance de que seu e-mail seja lido do início ao fim.

Emails eficazes são emails breves. Além disso, 47% por cento de todos os e-mails agora são abertos em um dispositivo móvel, o que aumenta a necessidade de brevidade.

Como regra geral (e uma cortesia para os olhos cansados ​​do destinatário), limite os e-mails a 150 palavras ou menos.

Se você não puder trabalhar com essa contagem de palavras, considere se outra forma de comunicação seria mais apropriada ou, alternativamente, escreva vários e-mails.

Os profissionais de marketing por e-mail também recomendam que tentemos criar conexões pessoais com nossos leitores. Afinal, nem todo e-mail comercial será fascinante. Mas você ainda pode inserir um pequeno “buço” – como um petisco pessoal – para construir rapport e lembrar seu leitor de que há um humano do outro lado da tela do computador. Não somos robôs disparando mensagens para frente e para trás.

Digamos que você esteja pedindo a um colega para gerar um relatório mensal. Sem ser falso, você pode suavizar o pedido com um toque pessoal:

Querido Michael,

Realmente gostei do nosso almoço na sexta-feira. Obrigado novamente por nos mostrar seu local favorito de ramen.

Estou escrevendo sobre o relatório de vendas mensal. Por favor prepare …

Você entendeu a ideia.

Inserir um pouco de experiência humana pode tornar um e-mail seco mais digerível.

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  1. Assunto

Por último, mas não menos importante, crie uma linha de assunto eficaz.

No mundo do marketing por e-mail, estudos mostram que 50% dos assinantes abrem um e-mail apenas com base no assunto. Essa linha e seu nome são os primeiros detalhes que um destinatário vê ao digitalizar sua caixa de entrada.

Portanto, não trate a linha de assunto como uma reflexão tardia. Gaste alguns minutos extras escrevendo um assunto informativo e, se possível, criativo para o e-mail.

Recentemente, li alguns ótimos conselhos sobre como escrever e-mails do veterano militar e ex-vice-presidente do JP Morgan Chase (para não mencionar o autor do best-seller) Kabir Sehgal.

Ele não apenas explica como escrever com precisão militar, mas também coloca o poder da comunicação em perspectiva; se você acha que seu e-mail é urgente, imagine se há uma missão de tempo de guerra em jogo.

Sehgal recomenda o uso de palavras-chave na linha de assunto que caracterizam a natureza da mensagem em MAIÚSCULAS, para que o destinatário reconheça imediatamente a finalidade do seu e-mail.

Palavras-chave militares comuns que podem funcionar igualmente bem no mundo dos negócios incluem:

AÇÃO – Obrigatório para o destinatário realizar alguma ação

SIGN – Requer a assinatura do destinatário

INFO – Apenas para fins informativos. Nenhuma resposta ou ação necessária

DECISÃO – Requer uma decisão do destinatário

PEDIDO – busca permissão ou aprovação do destinatário

COORD – A coordenação por ou com o destinatário é necessária

Não tenha medo de se tornar criativo. Misture perguntas, expressões idiomáticas e outras técnicas envolventes de redação.

Por exemplo, em vez de

Assunto: reunião do comitê de aumento de sócios

Experimente:

Assunto: PEDIDO: Você liderará a reunião do comitê de aumento de sócios nesta sexta-feira?

À primeira vista, a segunda linha de assunto diz instantaneamente ao leitor o que você deseja. Isso significa que você provavelmente obterá uma resposta mais rápida – especialmente quando apenas uma resposta curta é necessária.

Aprenda a amar o e-mail novamente

Eu adoro e-mail e não consigo me imaginar trabalhando sem ele.

No JotForm, o e-mail permite que nossa equipe de 130 pessoas se comunique perfeitamente entre os escritórios (enquanto navega na diferença de horário de 11 horas).

Embora o e-mail tenha suas desvantagens, como aquela pequena onda de ansiedade que sentimos com cada notificação, ela também pode nos tornar infinitamente mais produtivos – especialmente se formos deliberados sobre cada mensagem que redigimos.

Ao pensar como um profissional de marketing por e-mail, podemos economizar tempo para nós mesmos e para os destinatários, e cumprir o objetivo principal de cada mensagem.